Chaos wewnętrzny bywa groźniejszy od problemów na zewnątrz. Rozwiązanie? Firmowy intranet

Intranet jest szerokim pojęciem. Obejmuje wszelkie rozwiązania sieciowe dostępne wyłącznie w ramach firmy. Umożliwia płynny i bezpieczny obieg informacji – co przekłada się na wymierne korzyści.

Początkowo intranet pełnił funkcję firmowego biuletynu. Z czasem twórcy oprogramowania zaoferowali specjalistyczne rozwiązania w zakresie komunikacji, zarządzania zasobami ludzkimi czy obiegu dokumentów. Systemy nie są dostępne za darmo, ale ich możliwości są nieograniczone.

Intranet dla dużych i małych

– Intranet skraca czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań, ułatwia komunikację i scala zespół. Dzięki niemu pracownicy mogą w jednym miejscu znaleźć i wymieniać informacje o firmie i swoich obowiązkach, bez obawy o bezpieczeństwo danych – mówi Christophe Herrmann, Chief HR Officer w firmie Kinguin, tworzącej międzynarodową platformę do wymiany dóbr cyfrowych.

W korporacji intranet funkcjonuje także jako medium, poprzez które wszyscy pracownicy mogą nawiązać kontakt z innymi sekcjami: IT, HR, prawną czy księgową. Ułatwia również komunikację pionową. Zatrudniony może za jego pomocą wyrazić opinię dotyczącą firmy, jej projektów i działań. Według Herrmanna dwutorowy dialog między pracownikami a kadrą menadżerską jest nieoceniony w procesach zarządzania wiedzą, czasem i zasobami ludzkimi. Intranet, do którego dostęp jest możliwy za pomocą Internetu, umożliwia także pracę zdalną z dostępem do wszystkich kluczowych zasobów informacyjnych.

- Nasz intranet pełni głównie funkcję komunikacyjną. Blisko 300 redaktorów opiekuje się 18 tys. witryn. Wśród nich znajdują się informacje i narzędzia potrzebne pracownikom zarówno w codziennej pracy z klientem, jak i wspomagające funkcjonowanie organizacji (np. dotyczące firmowej floty, czy spraw kadrowych). Dużą popularnością cieszy się również nasz intranetowy serwis społecznościowy, działający na wzór popularnego Instagramu, który ma około 450 tys. odsłon rocznie. Dziś trudno byłoby sobie wyobrazić działanie Banku bez intranetu – mówi Aleksandra Roszyk, dyrektor Departamentu Komunikacji Wewnętrznej Banku Zachodniego WBK

Systemy intranetowe są najczęściej wykorzystywane w dużych przedsiębiorstwach – tam, gdzie tradycyjny obieg informacji jest trudny do skoordynowania. Nie znaczy to jednak, że tego typu rozwiązaniami nie powinny interesować się mniejsze firmy.

- Intranet ułatwia pracę z klientami – mówi Mirosław Nikolin, współwłaściciel serwisu rezerwacji biletów autokarowych BiletyAutokarowe.pl. – Kiedy klient dzwoni na naszą infolinię, jest przydzielany do pierwszego wolnego konsultanta. Aktualnie obsługująca go osoba zna historię kontaktów i ma wgląd we wcześniejsze transakcje. Firma pracuje szybciej, a klient jest zadowolony, ponieważ nie musi za każdym razem opisywać konsultantowi swojej sytuacji.

Intranet zorganizowany

Intranet ułatwia organizację pracy, ale sam także musi zostać dobrze zorganizowany. Pierwszym zadaniem stojącym przed firmą jest wybór właściwego rozwiązania. Do dyspozycji są systemy wymiany informacji, systemy usprawniające obieg i edycję plików, oprogramowanie umożliwiające wgląd w bazy danych czy systemy obsługi klienta, ujednolicające procedury i ułatwiające ich przestrzeganie.

– Im więcej funkcji w jednym narzędziu, tym lepiej – mówi Herrmann. – Ważne jest da nas również to, czy system sprawdzi się w wielojęzycznej organizacji, dlatego angielska wersja językowa to warunek konieczny. Kolejna kwestia to intuicyjna obsługa. Nie chcemy z pewnością, aby pracownicy musieli poświęcać zbyt dużo czasu i energii na naukę takiego narzędzia.

Programy często bazują na usługach już istniejących, co ułatwia ich wdrożenie. Platformy komunikacyjne Slack i Flowdock to niemalże „Twitter dla firm” - z podobną ścianą z wpisami i naciskiem na stosowanie tagów. Oferują jednak większe możliwości: długość wpisów nie jest tak mocno ograniczona, zaś użytkownicy mogą zakładać chat-roomy dla grupowych projektów. Na znanym medium bazuje także Workplace: rozwiązanie opracowane przez Facebook i naśladujące słynny serwis społecznościowy.

Każdy z tych systemów pełni podobną funkcje. Obsługa we wszystkich przypadkach nie stanowi wyzwania dla użytkownika social media. W praktyce jednak programy okazują się odmiennymi narzędziami, odpowiadającymi na inne potrzeby.

Jeszcze bardziej różnią się platformy organizacji pracy. Trello czy Wunderlist to systemy stawiające na prostą, w dużym stopniu obrazową komunikację – za pomocą ułożonych według priorytetu czy terminu kart z zadaniami – jednak sposób prezentacji jest odmienny.

Kluczowe jest znalezienie rozwiązania adekwatnego do własnych potrzeb – przy czym programowanie specjalistyczne, takie jak systemy obsługi klienta CRM, często jest możliwe do zmodyfikowania pod kątem preferencji firmy.

Sam wybór oprogramowania to połowa sukcesu. Drugą jest utworzenie struktury panującej wewnątrz intranetu. Do sprawnego działania potrzebna jest hierarchia użytkowników i treści. Powinna ona odzwierciedlać budowę przedsiębiorstwa, włączając w to podział na departamenty. Dzięki temu każdy dział będzie dysponował własnym miejscem do wymiany informacji, a treści przeznaczone dla ogółu pracowników będą dostępne na głównym kanale.

Osoby korzystające z intranetu powinny otrzymać konkretne role, odpowiadające ich pozycji w firmie. Administratorzy będą mieć pełną kontrolę nad systemem: mogą kształtować przestrzeń, tworzyć sekcje i przyznawać uprawnienia. Potrzebni są również moderatorzy-managerzy, z szerokimi uprawnieniami w ramach swoich sekcji, oraz użytkownicy, czyli pracownicy firmy. Warto oprócz tego wyznaczyć pracownika z działu IT, którego zadaniem będzie sprawowanie pieczy nad poprawnym działaniem systemu i pomaganie innym w korzystaniu z wszystkich funkcji intranetu.

Z intranetem czy bez?

– Nie wyobrażam sobie nowoczesnej firmy, gdzie zarządzanie wiedzą i czasem jest kluczowe, bez intranetu. Chaos komunikacyjny wewnątrz organizacji bywa zazwyczaj groźniejszy od kryzysów spowodowanych zewnętrznymi czynnikami – mówi Christophe Herrmann z Kinguin.

Skutki dezorganizacji obejmują całe spektrum problemów: od wydłużenia czasu przepływu informacji, przez brak wiarygodnego źródła informacji w firmie, po utrudnioną integrację pracowników. Wszystko to ma pośrednie i bezpośrednie przełożenie na efektywność – nie tylko w korporacjach. Intranet nie jest więc zbędną nowinką, lecz narzędziem niemal niezbędnym do wydajnego funkcjonowania firm.

Autor: Michał Puczyński

BONUSY I PARTNERZY

więcej bonusów

WYDARZENIA I SZKOLENIA

więcej wydarzeń

NASZE ARTYKUŁY

więcej artykułów
Dolar nieco słabszy po publikacji protokołu Fed Kolejne sygnały poprawy koniunktury w Europie

PRODUKTY I USŁUGI

więcej produktów